Secretariat
Ce module offre une possibilité concrète et ciblée par une formation qui permettra aux utilisateurs de gérer quotidiennement de la communication interne et externe, la maîtrise des techniques de base de suivi de dossiers, prise de note, rédactions de courriers, mise en forme et visualisation de l’information, rédaction de rapports sans oublier la gestion du classement et de l’archivage.
Les cours sont étudiés pour être immédiatement mis en pratique au sein de l’association en utilisant leurs propres documents (papier à lettre, etc.) voire à leur création.
La priorité est donnée à l’essentiel.
Les techniques de secrétariat sont le relais de l’information à l’interne et à l’externe. L’aspect relationnel de la fonction du secrétariat est de ce fait primordial.
Les participants vont faire connaissance avec la gestion quotidienne des différents documents utilisés pour la communication externe et interne au sein de l’entreprise, savoir les documents papier, les fax, le courrier électronique.
- La prise de note constitue une structure intermédiaire entre un texte (livre, dossier, conférence, réunions, conseil d'administration ou Assemblées générales,…) et une production écrite ou orale (compte rendu, exposé, mémoire,...)
- Comment restituer des notes?Les notes peuvent être reformulées soit oralement soit par écrit.S'il s'agit d'une restitution par écrit, le message devra être lisible, exprimé dans un style concis, facilement compréhensible. Sa présentation matérielle devra être soignée. Il devra être relu attentivement afin de corriger l'orthographe.
- Mise en forme des différents documents : courrier, fax, compte rendu de réunion et procès-verbal avec prise de note, rapport, note de service, note d’instruction, courriel. Utilisation des révisions de rapport, procès-verbal, etc.Quelles sont les contraintes spatio-temporelles ?
- Quels sont les modes de transmission? Les délais de transmissions? Les circonstances (examen? exposé?). Ces questions vous permettront d'évaluer avec précision le temps à consacrer à la prise de notes et conditionneront les choix de méthodes et de techniques. Exemple, aurez-vous le temps d'utiliser des couleurs, le soulignement, un mode de structure,...
- Le traitement et le classement de tous les courriers entrants et sortants, leur distribution, leur archivage.
- Étude des différentes techniques de classement : alphabétique, numérique, alphanumérique, géographique, chronologique, idéologique.
- Organisation des archives courantes, intermédiaires et définitives.
- Techniques de sauvegarde des données.
Tout ceci peut être utilisé avec les documents existants de l’association ou sur base de modèles prédéfinis ensemble lors du cours.
Le cours se déroule essentiellement sous forme de travaux dirigés simples guidés après une explication théorique sur une notion ou sur une problématique particulière.
Chacun repartira avec les exercices terminés et corrigés.